Własna firma w Austrii. Jak założyć działalność jednoosobową?

Jeżeli czytasz ten tekst to znaczy że szukasz informacji na temat założenia firmy w Austrii.

Być może pracujesz na etacie w Austrii i wykonujesz po godzinach coś, co mogłoby Ci przynieść zysk. A może masz ciekawe hobby które nie tylko daje ci radość, ale także potencjalnie mogłoby przynieść dochód . W każdym razie – czujesz że teraz nadszedł ten magiczny moment, aby oficjalnie i legalnie rozpocząć własną działalność. Gratulacje!

W 2021 roku byłam w tym samym miejscu. Pracowałam na etacie w hotelarstwie a dorywczo działałam jako freelancer – m.in. uczyłam niemieckiego w szkole językowej dla emigrantów, pomagałam Polakom w austriackich urzędach. Pewnego razu trafił mi się większy klient – polska firma budowlana prowadząca działalność w Austrii, która potrzebowała moich usług jako wirtualnej asystentki. Nasza współpraca rozwinęła się bardzo szybko. Zrozumiałam, że nie ma już odwrotu – musiałam założyć firmę w Austrii, aby móc wystawiać faktury.

Minęły już dwa lata odkąd założyłam własną firmę w Austrii. Na początku obawiałam się wielu rzeczy – najprawdopodobniej tych samych których Ty teraz.  Nie dość że miałam założyć działalność po raz pierwszy, to w dodatku na obczyźnie! Najbardziej bałam się jednak że popełnię jakiś błąd i spotkają mnie jakieś nieprzyjemne konsekwencje. Bo niestety takie przekonanie ma chyba każdy, kto kiedykolwiek zetknął się z urzędami w Polsce:(

Zaraz pokażę Ci że nie musi tak być!

Nie twierdzę, że własna firma w Austrii to cud, miód i malina, no ale po dwóch latach  działalności przekonałam się o jednym. Tutejsze instytucje bardzo wspierają przedsiębiorców, urzędnicy są przyjaźnie nastawieni, i koniec końców – przynajmniej człowiek nie musi się wciąż bać że za chwilę zostanie za coś ukarany.

W tym wpisie dowiesz się od czego należy zacząć ten cały proces, podzielę się też własnymi przemyśleniami i doświadczeniami.  Opiszę to tak, jak ja chciałabym żeby mi opisano, kiedy zakładałam firmę. Niestety nikt taki wówczas się nie znalazł i jak to zwykle bywa – wszystkiego  musiałam dowiadywać się sama.

 

View this post on Instagram

 

A post shared by Anna ???????? (@polka_w_tyrolu)

 

 

 

 

 

Na zdjęciu ja po wyjściu z WKÖ, czyli Austriackiej Izby Gospodarczej – byłam tam na bezpłatnym doradztwie. To zdjęcie z września 2021r kiedy jeszcze obowiązywały maski

Założenie własnej firmy w Austrii jest łatwe, a jednocześnie trudne.

Wiem, brzmi dziwnie, ale doszłam do takiego wniosku podstawie własnych doświadczeń oraz doświadczeń znajomych którym pomagałam otworzyć firmę w Austrii.

Zaraz wyjaśnię co konkretnie jest łatwe, a co trudne.

Własna firma w Austrii – od czego zacząć?   Ustal czy w ogóle musisz rejestrować firmę!

W Austrii aby prowadzić działalność na własny rachunek, nie zawsze trzeba zarejestrować działalność gospodarczą. 

Większość działalności przedsiębiorczej w Austrii prowadzona jest w oparciu o Gewerbeordnung .  Te przepisy regulują  jakie rodzaje działalności wymagają posiadania licencji handlowej (Gewerbeschein), a jakie nie.

I tak mamy tu trzy grupy:

• „zwykła” działalność wymagająca rejestracji czyli tak zwanego Gewerbeschein, oraz przynależności do Austriackiej Izby Gospodarczej (WKÖ).  Rejestracja jest wymagana w przypadku wszystkich rodzajów działalności, które nie są wyraźnie wyłączone z Gewerbeordnung.
• Freiberufler (zwana też „wolne zawody”) to grupy zawodowe, które nie podlegają Gewerbeordnung i są zorganizowane we własne izby; nie muszą rejestrować działalności ani uzyskiwać Gewerbeschein i nie podlegają WKÖ.  Należą do nich np. farmaceuci, lekarze, dentyści,  prawnicy, notariusze.
• Neue Selbständige –  obejmuje te obszary działalności, które nie są regulowane ani przez Gewerbeordnung ani przez wolne zawody, a ich  organizacje zawodowe nie są zorganizowane w formie izby.  Na przykład: artyści i pisarze, wykładowcy, naukowcy pracujący na własny rachunek, niezależni dziennikarze, psycholodzy pracujący na własny rachunek, psychoterapeuci i fizjoterapeuci, pielęgniarki pracujące na własny rachunek (źródło)

W niniejszym wpisie będziemy zajmować się klasycznym przypadkiem działalności rejestrowanej.

Własna firma w Austrii – od czego zacząć?   Sprawdź czy potrzebujesz  zezwolenie!

To jest trudne.

Głównie dla tego, że często jedna instytucja nie potrafi udzielić konkretnej odpowiedzi czy potrzebne jest zezwolenie na prowadzenie działalności.

Po drugie, w Austrii jest znacznie więcej rodzajów działalności wymagającej pozwolenia, niż w Polsce. Często takie nawet z pozoru całkiem „zwyczajne” firmy wymagają pozwolenia i tu się można nieźle zaskoczyć…

W Austrii są tzw. „freie Gewerbe” czyli firmy na które nie trzeba żadnego zezwolenia, i „reglementierte Gewerbe”, co można przetłumaczyć jako działalność regulowana.

Listę działalności regulowanej znajdziesz tutaj: a nieregulowanej tutaj.

Przydatne info:

Przejrzał*ś już listę Reglementiertes Gewerbe i nie ma tam Twojej działalności?  Nie ciesz się zawczasu.  To nie jest takie proste.  Sprawdzenie na której liście znajduje się planowana przez Ciebie działalność, nie wystarczy.  Ponieważ, jak usłyszałam w kilku instytucjach, każda działalność wiąże się z różnymi niuansami, które nie są szczegółowo opisane w w/w dokumentach.

Aby wykluczyć wszelkie wątpliwości należy się udać na doradztwo do odpowiedniej instytucji, która albo odpowie Ci wiążąco, albo odeśle do kolejnej, posiadającej większy stopień wtajemniczenia.

Na szczęście, tego typu doradztwo jest nieodpłatne.   Należy zacząć od tzw. Gründerservice w WKÖ,  a w Wiedniu można tez pójść do w Wirtschaftsagentur Wien.

Oczywiście są też prywatne firmy które odpłatnie świadczą pomoc w zakładaniu działalności – najczęściej są to prawnicy i doradcy podatkowi – szukaj ich w Google pod hasłem „Gründungsberatung“ lub „Beratung bei Unternehmensgründung”.

Działalność regulowana – co robić?

Jeżeli okaże się że Twoja działalność jest  regulowana, to masz dwie możliwości założenia firmy:

1 – uzyskać uprawnienia – tzw. Befähigungsnachweis.

W celu uzyskania Befähigungsnachweis należy zdać egzamin – Meisterprufung lub Befähigungsprufung. Egzaminy przeprowadzane są w wyznaczonych instytucjach WKÖ . Istnieją kursy przygotowawcze do tych egzaminów, w WIFI Wien. Od roku 2024 państwo będzie pokrywał koszty pierwszego i drugiego podejścia do egzaminów.  Wszystko o egzaminach znajdziesz tutaj.

Inny sposób uzyskania Befähigungsnachweis to np. ukończenie określonej szkoły, praca w danym zawodzie lub praca na stanowisku kierowniczym. Szczegóły znajdziesz w § 18 Gewerbeordnung  lub  tutaj.

2 – jeżeli nie jesteś w stanie uzyskać Befähigungsnachweis, możesz prowadzić firmę zatrudniając osobę która je posiada. Taka osoba to tzw. Gewerberechtlicher Geschäftsführer.  Musisz zatrudnić go na pół etatu.  Taki przykład to turystyka, gdzie do uzyskania uprawnień potrzeba spełnienia szeregu warunków, praktycznie niemożliwych do uzyskania dla osób spoza Austrii.

Jako przykład mogę tu podać samą siebie – od kilku miesięcy  pracuję dla  pensjonatu w Alpach jako Gewerberechtlicher Geschäftsführer:

Formalne zarejestrowanie firmy

Samo zarejestrowanie firmy jest akurat dziecinnie łatwe i w dodatku nie wiąże się z żadnymi kosztami.

Jest kilka możliwości:

• stacjonarnie – w WKÖ w tzw. Gründerservice. Zgłaszasz się do nich z dokumentami a oni „od ręki” rejestrują Cię we wszystkich wymaganych instytucjach.
• przez Internet – przez portal USP czyli Unternehmensserviceportal. Do zalogowania się do portalu potrzeba Handysignatur (w 2024 roku zastąpi ją ID Austria). Wniosek jest bardzo intuicyjny, na koniec dołączasz wymagane załączniki. Rejestracja obejmuje wszystkie wymagane instytucje „za jednym zamachem”.
• samodzielnie – musisz wówczas pochodzić od urzędu do urzędu (w sumie 3 urzędy, o nich piszę dalej).

Przydatne wskazówki:

• dla osób które są w AT krócej niż 5 lat potrzebne będzie zaświadczenie o niekaralności. Można je ściągnąć z Polski za kilka PLN przez Internet,  z tłumaczeniem.  Czeka się na to ok. 2 tygodnie
• przy zgłaszaniu działalności po raz pierwszy mamy możliwość skorzystania z dotacji do kosztów założenia firmy (NeuFöG). W praktyce ta dotacja niweluje do zera koszty założenia firmy.

Czy muszę jeszcze dopełnić jakichś formalności?

Nie 🙂

Tak jak wspomniałam wyżej, jeżeli zgłaszasz firmę przez Internet lub w WKÖ , to  jest ona automatycznie zgłaszana w  trzech poniższych  instytucjach:

• urząd odpowiedni ze względu na lokalizację firmy: Bezirkshauptmannschaft, Magistrat, a w Wiedniu – odpowiedni Bezirksamt

• SVS, skąd następnie otrzymasz pismo o składkach na ubezpieczenia

• Finanzamt, gdzie zostanie Ci również nadany numer podatkowy – otrzymasz go pisemnie.  Jeżeli zamierzasz kupować / sprzedawać do innych krajów unijnych, to od razu należy zawnioskować o unijny nr podatkowy, tzw. UID-Nummer.

Oprócz tego firma pojawi się w rejestrze GISA – to coś jak polskie CEIDG.

Po założeniu działalności automatycznie należysz do WKÖ co wiąże się z opłacaniem rocznej składki. Wysokość składki jest zależna od branży do której należysz, ale jest to kwota rzędu 100 euro. Wezwanie do zapłaty przyjdzie pisemnie.  Otrzymasz też nr członkowski. Będziesz figurować na stronie WKÖ, dane Twojej firmy będzie można znaleźć poprzez ich wyszukiwarkę.

Koszty prowadzenia firmy w Austrii

• Składki na ubezpieczenie społeczne czyli SVS 

Składki obejmują ubezpieczenie zdrowotne, emerytalne i wypadkowe.

Składki są zależne od wysokości dochodów. W pierwszym i drugim roku kiedy dochody są jeszcze niewiadome, płaci się składkę zryczałtowaną. W trzecim roku jest robiona korekta i przychodzi pismo z kwotą do dopłaty.

W roku 2023 zryczałtowana składka miesięczna wyniosła 145,36 euro. Składka jest płatna kwartalnie, przychodzi w tej sprawie pismo z odpowiednim wyprzedzeniem.

• Podatki

W Austrii firmy jednoosobowe płacą VAT i podatek dochodowy.

Podatek dochodowy – podstawą wymiaru jest całość Twojego wygenerowanego dochodu. Stawka podatku wynosi od 0 do 55%, przy czym podatek dochodowy obowiązuje tylko wtedy, gdy (roczny) dochód przekracza 11.693,00 EUR.

VAT to podatek od towarów i usług, w większości przypadków wynosi 20%.

• Składka do WKÖ

Jak już wyżej pisałam składka roczna jest zależna od branży. Wysokość składki jest zależna od branży do której należysz, ale jest to kwota rzędu 100 euro.  Płatna raz w roku, pismo przyjdzie z wyprzedzeniem.

• Księgowość 

Najprawdopodobniej księgowy będzie Ci wystawiać faktury co kwartał, za przygotowanie rozliczeń dla Finzanazmt.  Zlecanie księgowości fachowcowi nie jest obowiązkowe, ale ja wolę zapłacić te kilka euro a mieć spokojną głowę.  O księgowym piszę jeszcze w dalszej części wpisu.

• Inne koszty

Np. telefon, koszt konta bankowego.  Inne koszty będą zależeć od branży i specyfiki działania, np. czy wynajmujesz lokal na działalność czy pracujesz z domu?   Najlepiej zapytaj swojego księgowego co konkretnie możesz wrzucić w koszty działalności.

Mam firmę i co dalej?  Podstawowe obowiązki  administracyjne 

W moim przypadku to jedna z rzeczy których najbardziej się obawiałam – że coś przegapię i spotkają mnie jakieś konsekwencje. Co gorsza, nawet nie bardzo można wygooglować jakież to ma się obowiązki jako firma w Austrii.

W praktyce główne obowiązki to:

• prowadzenie księgowości – zasadniczo zlecasz to księgowemu.  Ty jedynie wystawiasz faktury klientom, a potem przekazujesz je księgowemu.  Dlatego na początku współpracy ustal z księgowym czy poleca jakiś konkretny program do wystawiania faktur i czy ma jeszcze jakieś inne zalecenia
• raportowanie do Finanzamtu („Meldungen an das Finanzamt“) – przy działalności jednoosobowej to składanie deklaracji po zakończonym kwartale. Tym zajmie się Twój księgowy więc nie musisz się przejmować że coś będzie źle zrobione lub niedopilnowane.  W ślad za deklaracją trzeba zapłacić podatek.   Terminy znajdziesz tutaj
• płacenie składek na ubezpieczenie – polecam założyć też profil na stronie SVS, jest tam podgląd Twoich składek, można też wysyłać wiadomości do SVS

Jeżeli działasz na terenie UE

Jak już wspominałam wyżej, jeżeli zamierzasz kupować / sprzedawać do innych krajów unijnych, to od razu przy zakładaniu firmy należy zawnioskować o tzw. unijny nr podatkowy.

Pro tip, o którym prawdopodobnie nikt Ci nie powie –  po otrzymaniu unijnego numeru podatkowego powinien on jeszcze zostać aktywowany w bazie VIES.   Zasadniczo powinien on tam być widoczny automatycznie. Najlepiej sprawdzić to samemu jakiś czas po uruchomieniu firmy. 

Faktury wystawiane odbiorcom z innych krajów UE nie zawierają VAT-u i musi się na nich znaleźć adnotacja „Reverse Charge” – o szczegóły pytaj swojego księgowego.

Jak znaleźć (dobrego) księgowego? Kilka moich refleksji

Wg mnie powinno się rozważyć według jakich kryteriów szukamy księgowego:

• jeżeli dla Ciebie ważna jest cena, to dopytaj co jest podstawą wyceny, najczęściej jest to ilość faktur.  Dopytaj też czy księgowy kasuje dodatkowo za porady telefoniczne / mailowe, bo na pewno nie raz będą sytuacje w których będziesz musiał(a) o coś dopytać,
• dla innych osób jest ważne żeby księgowy mówił po polsku. Takich księgowych szukaj po prostu przez Internet lub przez znajomych,
• dla mnie głównym kryterium było to żeby księgowy mieszkał blisko mnie, żebym w razie potrzeby mogła wziąć papiery pod pachę i pójść do niego  porozmawiać.  Poza tym ja zawsze wolę poznać się osobiście jeżeli zaczynam z kimś relację biznesową. Jeżeli dla Ciebie też ważne są te kryteria, to z łatwością znajdziesz księgowego przez oficjalną wyszukiwarkę WKÖ (można tam zawęzić kryteria wyszukiwania do konkretnego obszaru i nawet pokazuje się mapka).

Na koniec przydatne linki:

Gründerservice – komórka Izby Gospodarczej, w której bezpłatnie założysz firmę

Wirtschaftsagentur Wien – agencja która bezpłatnie pomaga w otwarciu firmy, jak deklarują – doradztwo odbywa się w różnych językach

Kompletny poradnik odnośnie zakładania firmy w Austrii w PDF, można również zamówić wersję drukowaną: tutaj

Webinar odnośnie zakładania firmy: tutaj

Strony na których pojawiają się zapowiedzi eventów dla potencjalnych przedsiębiorców:  WKÖ,    Wirtschaftsagentur Wien

Program wsparcia AMS

Zapraszam do drugiego wpisu o firmie w Austrii, który dotyczy postępowania z firmą po jej założeniu [wkrótce].

[Uwaga! Niniejszy tekst nie jest poradą podatkową ani prawną].

Anna

Miłośniczka Alp, Austrii, Tyrolu i języka niemieckiego.   Autorka bloga „Polka w Tyrolu”.   Aktualnie pracuje jako menedżer w jednym z tradycyjnych hoteli w Tyrolu.  Lubi outdoor, sporty zimowe, lata 90-te i dobre jedzenie.